Selasa, 12 November 2013
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENDAHULUAN
Banyak organisasi yang
ingin membangun sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan
dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya
antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana
organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai,
dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk
keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya
pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Sebelum membahas konsep
sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi
ringkas dan formal dari sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian
sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional
mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara
guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.
Dari definisi tersebut
ada beberapa point yang perlu diuraikan lebih lanjut:
a.
Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi
Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung
tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari
sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara
yang lainya berperan ganda.
b.
Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh.
Sebuah
Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal
baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem
Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan
menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem
Informasi Manajemen.
c. Sistem Informasi
Manajemen adalah terkoordinasi.
Sistem Informasi
Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di
proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk
menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta
menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.
d.
Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional.
Sub-sistem
dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu) sehingga kegiatan
dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini
dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut.
e.
Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila
data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan
menjadi informasi.
f.
Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas.
Sistem
Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas,
antara lain: dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin seperti penyajian
dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi organisasi intern dan
ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi
masalah-masalah yang tidak terduga.
g.
Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi
Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari
personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan
mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi
dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak
efektif.
Secara teoritis, komputer bukanlah
persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen, namun dalam praktek
agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik
tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer.
II. PEMBAHASAN.
A. Unsur-unsur Sistem Informasi.
Semua
sistem Informasi memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu :
1.
Menerima data sebagai masukan ( input)
2. Memproses data dengan melakukan
perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output).
Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektromekanis maupun komputer.
Gambar
diatas menunjukan sistem pengolahan data yang tugas utamanya memproses
transaksi, khususnya pada tingkat operasional. Gambar tersebut menunjukan berbagai input transaksi yang berasal
dari 2 (dua) sumber, yaitu: dari luar dan dalam organisasi. Dari luar
organisasi artinya berasal dari: pelanggan dan supplier. Setiap peristiwa
internal yang dicatat oleh sistem informasi dianggap sebagai transaksi
internal, misalnya: pemakaian bahan untuk pemrosesan, penyusutaan peralatan,
perubahan alamat pegawai dan lain-lain.
C. Tugas utama Sistem Informasi Organisasi.
Setiap organisasi
memiliki beberapa tugas yang harus dikelola sedemikian rupa sehingga organisasi
yang berhasil mencapai seluruh sasaran yang telah ditetapkan, bahkan juga
berhasil mempertahankan kelangsungan hidupnya. Pada dasarnya setiap organisasi
memiliki 3 (tiga) hingga 7 (tujuh) tugas utama yang disebut sebagai
"faktor-faktor krisis keberhasilan" (critical success faktors). Hal
ini biasanya ditentukan oleh sifat lingkungan organisasi dan sifat industri
dimana organisasi merupakan bagian dari industri tersebut. Contoh tugas utama
dari organisasi adalah:
1. Untuk pengendalian biaya, dimana jika biaya naik maka harga
akan naik sehingga permintaan menurun.
2. Dalam kasus untuk perusahaan yang membuat busana, rancangan
busana dan pengendalian persediaan menentukan keberhasilan suatu produk. Bila
persediaan berlebihan dan kemudian mode telah berubah, akibatnya tidak bisa
dijual dengan harga yang layak.
3. Dalam kasus untuk perusahaan industri mobil, dimana selain
pengendalian biaya pruduksi maka tugas utamanya adalah: menjaga hubungan baik
dengan para penyalur, menjaga mutu dan kehandalan serta hemat bahan bakar dari
produk yang dihasilkan.
4. Sebagian besar tugas utama bersifat silang fungsional misalnya
dalam penetapan harga produk. Harga produk dapat ditetapkan dengan berbagai
cara: - mempertimbangkan biaya pruduksi
- mempertimbangkan biaya administrasi
- mempertimbangkan harga dan kebijakan harga saingan.
Informasi tersebut
berasal dari berbagi fungsi yang berbeda, bukan hanya berasal dari fungsi
pemasaran, bahkan juga berasal dari luar organisasi.
5. Dalam kasus untuk perusahaan padat informasi; maka tugas
utamanya adalah menetapkan dan menjaga sistem informasi agar tetap berjalan
baik. Contoh dari perusahaan padat informasi ialah: perusahaan penerbangan,
dimana ketersediaan informasi sangat penting artinya bagi pengelolaan tugas
lainnya. Misalnya kasus diperusahaan penerbangan yang tugas utama pembukuan
penumpang dari masing-masing penerbangan berlangsung di berbagai lokasi yang
tersebar pada jarak ribuan kilometer, diperlukan sistem informasi berkomputer
untuk menentukan status penerbangan serta untuk menetapkan pesanan tempat duduk
pada setiap penerbangan.
D. Integrasi Sistem Informasi
Pengintegrasian
sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem Informasi
Manajemen. Berbagi sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan
berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi diantara sistem
sangat bermanfaat bila data dalam file suatu sistem diperlukan juga oleh sistem
yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya.
Secara
manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari satu
bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut
digabung dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual maka
derajat integrasinya menjadi tinggi.
Keuntungan
utama dari integrasi sistem informasi adalah membaiknya arus informsi dalam
sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang memerlukan waktu, namun
demikian akan semakin banyak informasi yang relevan dalam kegiatan manajerial
yang dapat diperoleh bila diperlukan. Keuntungan ini merupakan alasan yang kuat
untuk mengutamakan (mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi karena tujuan
utama dari sistem informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat
yang tepat.
Keuntungan
lain dari pengintegrasian sistem adalah sifatnya yang mendorong manajer untuk
membagikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen
(bagian) nya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang memerlukannya.
Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk membantu organisasi.
E. Interaksi antara Manajer dan Mesin.
Data
dari sebuah organisasi tidak akan menjadi informasi sebelum dikomunikasikan
dalam bentuk yang bermanfaat bagi personil organisasi yang memerlukannya.
Komunikasi ini berlangsung dalam interaksi antara manajer/manusia dengan
mesin/komputer. Pengertian dari interaksi manajer dan komputer adalah dimana
sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana manajer
memberikan data kepada sistem komputer.
Ada
beberapa sistem pengolahan data yang tidak berhasil dikembangkan dalam Sistem
Informasi Manajemen karena tidak dikembangkannya interaksi manajer dan
komputer, sehingga manajer dan komputer, sehingga manajer dan komputer tidak
dapat saling berkomunikasi secara efektif.
Ada
2 (dua) sebab utama kekurangan dari pengolah data (komputer) yaitu :
1. Sistem analis dan programer tidak
(kurang) memiliki pemahaman tentang proses manajemen organisasi, sehingga
akhirnya tidak mampu menjalin sistem informasi yang diperlukan organisasi.
2. Ketidakmampuan untuk memahami cara
berpikir manusia dalam memproses data, dengan akibat bahwa hasil program
komputer tidak memproses data sebagaimana yang dikehendaki oleh manajer,
sehingga tidak mampu berkomunikasi efektif dengan manajer.
Penilaian
informasi adalah bentuk lain interaksi antara manajer dan mesin, merupakan hal
yang biasa bagi tenaga teknisi dan administrasi untuk mengambil data dari
sistem komputer lewat terminal komputer, namun bagi manajer hal demikian
tidaklah biasa Manajer sering memerlukan tambahan rincian tentang masalah
khusus, seperti rincian tentang varian anggaran untuk tenaga kerja pabrik.
Komunikasi manajer dan mesin yang lebih jauh adalah interaksi
berkesinambungan antara manajer dan file komputer. Seorang manajer mungkin akan
memulai berdialog dengan banyak sistem komputer dengan memberitahukan jenis
data khusus yang dicari, misalnya data tentang umur produk. Komputer kemudian
akan menjawab dengan serangkaian pertanyaan yang mengarah pada data tentang
umur produk apa yang diperlukan, atau komputer mungkin akan memberikan
informasi umur produk yang telah ada dalam sistem.
Bentuk terakhir dari interaksi manajer dan mesin adalah pelibatan
rnanajer dalam perancang sistem informasi untuk digunakan sendiri dengan cara
menulis program komputer sederhana lewat terminal mereka. Misalnya apabila
penjualan disuatu wilayah meragukan karena tidak adanya alasan, maka manajer
pemasaran mungkin akan menggunakan terminal komputernya untuk menulis beberapa
program perintah yang akan mengeluarkan data penjualan serta menganalisisnya
sesuai dengan kegiatan para wiraniaganya, jenis produk, jenis pelanggan dengan
tujuan untuk penyebab masalahnya. Kini telah ada sistem perangkat lunak yang
bersifat bahasa bertanya (Query Language) yang dapat di tambahkan pada
sebahagian besar komputer sehingga memungkinkan jenis kegiatan manajerial yang demikian.
“Jarak Sosial" antara manajer dan sistem komputer juga
merupakan masalah interaksi manajer dan mesin. Memang akan ada jarak sosial
antara manajer dan mesin yang memiliki pola pikir pengalaman dan titik
kehidupan yang berbeda, dan ini akan menghambat komunikasi. Walau demikian
apabila manajer dan sistem komputer mencoba berkomunikasi, maka pihak
manajerlah yang harus melakukan upaya menyesuaikan diri, yaitu dalam bentuk
"percakapan" dengan komputer yang harus dilakukan lewat format
tertentu. Biasanya pedoman penggunaan (user manual) komputer menawarkan bantuan
teknis bagi manajer yang memerlukannya untuk memahami hambatan komunikasi,
tetapi hal ini memerlukan waktu bagi manajer untuk berinteraksi dengan sistem.
"Tutorial" program komputer yang membantu dan mendidik manajer dengan
memberikan saran bermanfaat dalam bentuk koreksi atas kesalahan (error)
komunikasi akan dapat mengurangi jarak sosial.
Dimensi lain. dari masalah manajer dalam upaya berkomunikasi
dengan sistem komputer adalah bahwa manajer mengetahui informasi apa yang
diperlukan tetapi tidak mengetahui dimana lokasinya. Setelah lewat beberapa
kali pencarian yang menghabiskan waktu atas data dalam sistem komputer,
biasanya manajer akan berhenti mencoba berinteraksi langsung dengan sistem.
Keadaan demikian kini dapat teratasi karena semakin banyak sistem yang membantu
manajer menemukan lokasi lnformasi yang diperlukannya.
Kecenderungan utama dalam pengembangan sistem tampaknya bermuara
besar pada kemudahan bagi manajer untuk berkomunikasi dengan komputer, yakni
penggunaan "bahasa produktivitas" yang seringkali juga disebut dengan
"bahasa non-prosedural" atau apabila digunakan manajer maka disebut
sebagai "bahasa penopang keputusan manajerial". Bahasa produktivitas
adalah bahasa komputer yang dikembangkan khusus, yang memungkinkan peningkatan
produktivitas pemrograman. Bahasa ini mudah dipelajari dan diterima oleh
manajer sebagai pengguna untuk keperluan mereka. Menggunakan bahasa demikian
akan membuat manajer mampu berinteraksi secara efisien.
Bahasa produktivitas kini menjadi
"penjaga" dari era baru. Secara tradisional, program untuk pengolahan
gaji (payroll), akuntansi biaya dan lain-lain telah disiapkan dan dimodifikasi
oleh programmer dalam departemen pengolahan data. Tetapi dewasa ini, periode menunggu
untuk program baru serta penyesuaian (modifikasi) program seperti yang diminta
pengguna masih memerlukan waktu yang relatif lama, hal ini disebabkan masih
sedikitnya tenaga programmer yang terampil. Alternatif yang banyak dipilih
kelompok pengguna adalah mengembangkan program aplikasi lewat cara menguasai
bahasa produktivitas, misalnya dengan jalan mengikuti pelatihan tentang
bagaimana menggunakan program yang bersangkutan.
III. PENUTUP
Sistem informasi dari suatu organisasi
tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun
demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila
didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil
sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber
keuangan yang memadai.
Sistem informasi yang melayani tugas utama organisasi harus
bersifat silang fungsional dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga
kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama organisasi seringkali dilayani oleh
sistem penopang keputusan/decision support system (DSS) yang didalamnya berisi
model, database dan manajer yang berinteraksi langsung.
Integrasi sistem informasi merupakan salah
satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem dapat saling
berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan
keperluan integrasinya. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan
yang besar dari meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka
miliki.
Interaksi antara manajer dan mesin adalah
kaitan antara manajer dan mesin, yaitu suatu titik dimana mereka bisa saling
"berkomunikasi" secara tradisional sistem komputer masih sering
membuat para manajer “frustasi”, tetapi dengan adanya perkembangan baru, seperti
bahasa produktivitas, pelatihan (training), agaknya cukup membantu memecahkan
masalah ini.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, Gordon B., Manajemen Information
System., terjemahan oleh Drs.Bob Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo,
1984.
Murdick, Robert G., Management Information System, New Jersey,
Prentice Hall Inc, 1980.
Scott, George M., Principles of Management Information System,
terjemahan oleh Achmad Nashir Budiman, Edisi I, PT.Raja Grafindo Persada,
Jakarta, 1997.
Senn, James A. , Information Systems in Management, Belmont, cal,
4th edition, 1990.
Penulis ; MUTIA ISMAIL, Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
0 komentar:
Posting Komentar